TERMINOS
DE REFERENCIA PARA ADJUDICACION
CAFETERIA
ESCOLAR VIGENCIA 2015
OBJETO
CONCESIÓN
CAFETERÍA ESCOLAR VIGENCIA 2015.
Descripción de la Necesidad:
Se justifica
la necesidad por parte de la institución de brindar a los estudiantes de la jornada
completa y fin de semana, al personal directivo, docente, administrativo como a
los padres y acudientes, a la comunidad en general que desarrolla actividades
dentro de la institución, ambientes propicios y agradables. Ello incluye tener
la atención de la cafetería escolar donde se ofrezcan alimentos saludables y de
buena calidad en el descanso escolar y durante los tiempos de receso que se
programen durante el desarrollo de las múltiples actividades programadas dentro
de la institución. Se hace prioritario satisfacer
las necesidades alimentarias de este grupo de población y que cumpla con
los requerimientos nutricionales y condiciones higiénico- sanitarias de acuerdo
con la normatividad vigente. En la cafetería
debe realizar la preparación y distribución de alimentos tales como: desayunos,
almuerzos y alimentos en general para el año 2015. La institución cuenta con el espacio
requerido para tal fin.
CRONOGRAMA
ACTIVIDAD
|
FECHAS
|
Publicación
del documento de “INVITACIÓN PÚBLICA”
|
El 19 de enero de 2015
|
Recepción
de Ofertas junto con los documentos necesarios para participar en la
selección. Únicamente se debe radicar en la Secretaría de la Institución
Educativa Escuela Normal Superior Rebeca Sierra Cardona, Carrera 1E Calle 24 Barrio Galicia, en el
horario de 8:00am a 1:00 pm y el 22 de
enero de 2015 se cierra a las 8:00 de la mañana (las propuestas presentadas
fuera del término y plazo no serán tenidas en cuenta) en sobre cerrado y objeto de la selección
que se presenta.
|
Del 19 hasta el jueves 22
de enero de 2015
|
Verificación
de requisitos habilitantes de aquel que ha ofertado el menor precio, siempre
que se encuentre en condiciones de mercado y satisfaga las necesidades de la
Institución.
|
El de 22 de enero de 2015
|
Observaciones
a la verificación
|
El 22 de enero de 2015
|
Adjudicación mediante acto administrativo motivado
|
Del 22 al 23 de
enero 2015
|
NOTA: la
Escuela Normal Superior se reserva el
derecho de modificar el presente cronograma conforme a las necesidades del
servicio, y al desarrollo del proceso
VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y SU FORMA DE
PAGO:
El presente contrato deberá contemplarse por un valor mínimo propuesto de
DOSCIENTOS TREINTA MIL PESOS ($ 230.000) mensuales, corresponde al proponente determinar su
ofrecimiento. El valor pactado se consignará en la cuenta corriente del FSE No
07702350-5 de la entidad bancaria Davivienda dentro de los diez (10) primeros
días de cada mes el valor contemplado como derecho en el respectivo
contrato.
JUSTIFICACIÓN SUMARIA DEL VALOR ESTIMADO: El número
de usuarios, los precios del mercado, el
aumento del SMLV.
PLAZO DEL CONTRATO A CELEBRAR: El contrato será contado a partir de la firma del acta de inicio por las
partes que intervienen en él y solo por la vigencia 2015, previo cumplimiento de los requisitos.
VIGILANCIA
DEL CONTRATO
La Escuela Normal Superior a través
del Consejo Directivo y la
Unidad de Bienestar Institucional ejercerán control y
vigilancia en la ejecución del contrato,
quien responderá por los hechos y omisiones que le fueren imputables en los
términos previstos en el artículo 53 de la ley 80 de 1993.
La Escuela Normal Superior Rebeca Sierra
Cardona, podrá ordenar en cualquier momento que se suspenda la ejecución del
contrato, si por parte del contratista existe un incumplimiento de las
instrucciones impartidas, sin que el contratista tenga derecho a reclamaciones
o ampliación de plazos.
El contratista deberá cumplir inmediatamente
toda orden escrita, que dicte el Consejo Directivo, aunque considere que está
fuera de lo estipulado en el contrato.
Cuando esto ocurriere podrá dentro de los diez (10) días calendario,
siguientes al recibo de la orden reclamar por escrito ante el establecimiento
educativo, señalando claramente y en detalle las bases en las cuales fundamente
su objeción. Si el contratista no
presenta su reclamo durante este plazo, las ordenes o decisiones del Consejo
Directivo se considerarán como definitivas.
INHABILIDADES E INCOMPACTIBILIDADES PARA CONTRATAR
No podrán celebrar contratos con la Escuela Normal
Superior, por si o por interpuesta persona, quiénes se encuentren inhabilitados
o concurriese en ellos alguna incompatibilidad de acuerdo a las normas legales
vigentes (ley 80 de 1993, artículo 8 y 9)
PROHIBICIÓN DE CEDER EL CONTRATO:
El contrato estatal es intuito personaje y, en consecuencia,
una vez celebrado, no podrá cederse.
TERMINOS
DE REFERENCIA Y ESPECIFICACIONES
Los términos de referencia y
especificaciones serán entregados por la Rectoría y Secretaría de la Institución.
TERMINOS
DE REFERENCIA Y ESPECIFICACIONES
INTERPRETACION
DE LOS PLIEGOS DE CONDICIONES Y ESPECIFICACIONES
Los invitados deberán examinar
cuidadosamente los pliegos e informarse cabalmente de todas las modificaciones
o circunstancias que puedan afectar de alguna manera el trabajo, su costo y
tiempo de ejecución.
Si alguno de los invitados encontrase
discrepancias en las especificaciones de lo requerido o en otros detalles de
los términos de referencia, o si tuviese dudas sobre su significación, deberá
obtener de la Rectoría
o Secretaría, las aclaraciones del caso, solicitándolo por escrito hasta dos
(2) días hábiles antes del cierre de la invitación pública.
La respuesta se hará mediante oficio a todos
los invitados de esta contratación. La
falta de respuesta por parte de la Escuela Normal Superior, no podrá interpretarse
como aceptación tácita de las observaciones y por consiguiente los términos de
los pliegos conservan plena validez, mientras no sean modificados expresamente
por la Institución.
La presentación de las invitaciones por
cualquier proponente se considerará como manifestación expresa de que ha
examinado el pliego de condiciones, que ha obtenido las aclaraciones sobre los
puntos inciertos o dudosos, que acepta que los documentos están completos y son
compatibles y adecuados para determinar el objeto y las demás condiciones del
contrato y que ha formulado su propuesta en forma libre, seria, precisa y
coherente.
En consecuencia la Escuela Normal
Superior no será la responsable por su descuido, mala interpretación u otros
hechos desfavorables, que puedan incidir en la elaboración de la
propuesta. Será tomada también como
evidencia de que el invitado conoce y acata el Estatuto General de la Contratación de la Administración Pública,
ley 80 de 1993 y sus normas reglamentarias y complementarias.
Cuando el invitado no haga ninguna
observación a los pliegos de condiciones, se entenderá que los acepta en todo
su contenido.
MODIFICACIONES
A LOS TERMINOS DE REFERENCIA
En caso de que la institución, decida hacer aclaraciones
o modificaciones a los términos de referencia o a los requerimientos de la
propuesta, antes de recibir las mismas
y/o aplazar la fecha de recibo y apertura, lo
hará conocer a los invitados por medio de comunicación escrita, copia de
la cual enviará a todos y cada una de las personas que retiraron pliegos o
términos de referencia.
Estas aclaraciones o modificaciones quedarán
formando parte del pliego de condiciones.
ENTREGA DE TERMINOS DE
REFERENCIA
La entrega de los términos se hará en la oficina
de Rectoría o Secretaría de la Escuela Normal Superior.
CONCEPTOS
A TENERSE EN CUENTA
Condiciones técnicas que se exigen:
A. Servicio de
cafetería escolar para 750 estudiantes, docentes, directivos,
administrativos y comunidad en general que desarrolle actividades académicas y
culturales.
B. Para el servicio de cafetería escolar la oferta de
productos se debe realizar atendiendo a ofrecer
productos de buena calidad y a precios menores del mercado.
C. El servicio de Cafetería Escolar deberá ofertar
productos atendiendo a las estipulaciones y condiciones higiénicas sanitarias
que establece: “de manera permanente se deberán ofertar alimentos saludables,
que ofrezcan buena nutrición como frutas enteras o en jugo, bebidas lácteas,
quesos, y combos que incluyan estos alimentos y la inclusión de los distintos
grupos alimentarios de forma balanceada, en general el menú debe ser fresco y
saludable, igualmente que los alimentos procesados, empaquetados, dulces, chocolates, colombinas,
helados, refrescos, no deberán superar el treinta por ciento (30%) de la oferta
total de la tienda escolar.
D. No se permite la venta de: chicles, bebidas
energizantes, cigarrillos, bebidas alcohólicas ni medicamentos.
E. Cumplir con los requisitos técnicos sanitarios
para la preparación y distribución de alimentos.
F. Aportar la documentación requerida por las
normas de contratación para legalizar el contrato.
LIMITACIONES, PROHIBICIONES Y OBLIGACIONES
El servicio de la Cafetería estará sujeto
a las siguientes limitaciones, prohibiciones y obligaciones:
1.
El Contratista no podrá ceder parcial ni totalmente
la ejecución del presente contrato a un
tercero.
2.
La Cafetería, no es establecimiento comercial, sino
un servicio privado con destino a satisfacer las necesidades complementarias
del Personal Directivo, Operativo, Docente y Alumnos durante la actividad
escolar.
- 3. La Cafetería funcionará en las instalaciones
físicas de propiedad del municipio de Anserma, Escuela Normal Superior Rebeca
Sierra Cardona.
- 4. En el caso de asignar bienes muebles para la Cafetería de
propiedad de la
Escuela Normal Superior, éstos serán entregados al
contratista bajo inventario como anexo al contrato y quedarán bajo su
cuidado y responsabilidad.
- 5. La Cafetería se adjudicará, mediante contrato
de concesión y aprobada por el Consejo Directivo de la Escuela Normal
Superior.
- 6. El contratista de la Cafetería debe
ofrecer un servicio de buena calidad y a menor costo del comercio local.
- 7. La Rectoría y la Unidad de Bienestar de
la Institución, tendrán la facultad en representación
del Consejo Directivo, de acceder a
las instalaciones de la
Cafetería, con el fin de verificar los precios, lo cual
hará en presencia del contratista.
- 8. El contratista, quien será el mismo administrador,
permanecerá en la
Cafetería mientras se esté prestando el servicio.
9.
El Contratista no podrá efectuar reformas y mejoras
al local de la Cafetería,
salvo previa autorización de la
Rectoría y con el visto bueno del Consejo Directivo de la
Institución.
- El Contratista no podrá utilizar las
instalaciones de la
Cafetería para pernoctar y realizar otras actividades o
servicios fuera de lo contratado.
- Los daños ocasionados a los enseres del
inventario entregado para el funcionamiento de la misma, correrán por
cuenta del contratista, los cuales deben devolverse a más tardar el
día 4 de diciembre de 2015 y bajo estricto
inventario.
- El Contratista deberá pasar la lista de los
artículos, con los precios ya establecidos a la Rectoría de la institución
para su aprobación y luego colocarla en lugar visible a los alumnos.
- No podrá almacenar y expender bebidas
embriagantes, cigarrillos, medicamentos, chicles y demás sustancias
prohibidas por la Ley.
- Solamente se puede vender a los alumnos en
horas reglamentarias de actividad escolar.
- No podrá alterar precios, sin previa
autorización de la
Rectoría del establecimiento.
- No podrá abrir el local en horas o días
en que la Escuela Normal
Superior no esté laborando, salvo autorización escrita de la Rectoría de la
Institución.
PREPARACION Y PRESENTACION DE LA PROPUESTA
La Escuela Normal Superior, no aceptará
propuestas de firmas o personas naturales que no hubieren retirado previamente
el pliego de condiciones y especificaciones, ni se responsabilizará de
propuestas enviadas por correo.
El día 22 de enero de 2015, se convoca a los proponentes para que se
queden en el acto de “lectura de las propuestas”, el cual se efectuará a las 8:30
a.m. La reunión se hará con los
asistentes y en presencia de directivas institucionales y el Consejo Directivo
o sus delegados.
REQUISITOS GENERALES DE LA
PROPUESTA
La oferta deberá presentarse en
sobre cerrado o enviadas en archivo PDF o escaneados, así:
a. Carta de Presentación de la
Propuesta:
Presentación
de la propuesta indicando el número de la invitación pública. En esta carta el invitado
deberá dejar constancia de que ha revisado cuidadosamente las condiciones de la
contratación, ha tomado nota de las características de los requerimientos del
pliego y de las condiciones que pueden afectar su ejecución. Nombre completo, domicilio del proponente,
firma usual.
b. Fotocopia
de la cedula de ciudadanía.
c.
Fotocopia del registro único tributario RUT.
d.
Anexar última planilla pagada como certificación que cumple o se
encuentra al día con las obligaciones en materia de seguridad social integral (salud,
pensión y riesgos profesionales como independiente o persona jurídica según
corresponda).
Cuando el proponente sea una persona
jurídica, deberá presentar una certificación
en original, expedida por el Revisor Fiscal, cuando éste exista de
acuerdo con los requerimientos de la Ley, o por el Representante Legal, bajo la
gravedad del juramento, cuando no se requiera Revisor Fiscal, del pago de los
aportes parafiscales a sus empleados.
Dicho documento debe certificar que, a la fecha de cierre del presente
proceso de selección, ha realizado el pago de los aportes correspondientes a la
nómina de los últimos seis (6) meses, contados a partir de la citada fecha, en
los cuales se haya causado la obligación de efectuar dichos pagos. En el evento
en que la sociedad no tenga más de seis (6) meses de constituida, deberá
acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución.
e.
Si tiene establecimiento de comercio, certificado de existencia y representación
legal expedido por la cámara de comercio expedido con fecha de la vigencia.
f. Propuestas de servicio en cafetería:
Esta debe contener:
- Lista de productos y precios, se debe considerar para algunos productos el
tamaño y el precio proporcional a este.
- Cuota mensual como
contraprestación o derecho para la institución por concepto de concesión del
espacio para la cafetería
- Propuesta de vinculación
académica, social o de inversión a la Escuela Normal Superior.
g. Certificaciones sobre experiencia en actividades similares y concordantes
al manejo de cafeterías. Estas deberán ser
vigentes, es decir con tiempo de expedición no superior a 6 meses.
h.
Certificado de Manipulación
de Alimentos vigente.
i.
El proponente deberá certificar la Aceptación y
Cumplimiento de la garantía de seriedad de la propuesta.
ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS
FACTOR DE ESCOGENCIA:
El contrato se adjudicará al proponente que oferte el
menor precio, siempre que cumpla con los requisitos habilitantes establecidos
por la Entidad y las especificaciones mínimas requeridas, en todo caso que
satisfaga las necesidades de la Institución en cuanto a Calidad del Servicio y
Precio.
NÚMERO
MÍNIMO DE PROPONENTES:
El número mínimo de Proponentes es de una propuesta válida,
conforme al Artículo 30 del Decreto 1510
de 17 de julio de 2013, Adjudicación con oferta única. Si sólo se presenta una
oferta, esta se aceptará siempre que satisfaga las necesidades de la entidad y provenga de un
oferente habilitado.
CONDICIONES GENERALES DE LA SELECCIÓN:
Este proceso de selección está diseñado con base en el 1510 de 17 de julio
de 2013, La Institución Educativa Escuela Normal Superior resalta que:
CONDICIONES GENERALES DE LA SELECCIÓN:
Deberá contener la totalidad de los documentos habilitantes del
proponente, los cuales estarán debidamente foliados en orden consecutivo y especificar el número de la invitación pública y
el objeto del contrato que ofrece el proponente ejecutar. Los bienes o servicios ofrecidos
por el proponente deberán cumplir
con todas las
especificaciones y los requerimientos obligatorios
relacionados en esta invitación. Las ofertas que no cumplan a cabalidad con
las especificaciones técnicas
y requerimientos obligatorios,
no serán objeto
de evaluación, y en consecuencia serán rechazadas.
a.
Solo se
verificarán los requisitos habilitantes de la oferta que postule el menor
precio.
b.
El término para presentar ofertas es el indicado en
el cronograma, no se aceptarán ofertas extemporáneas y en caso de ser radicadas
por fuera de este término, no serán tenidas en cuenta.
c.
La norma no establece la subsanabilidad de los documentos,
por esta razón la oferta deberá presentarse completa, con todos y cada uno de
los documentos aquí solicitados, de no ser así, se adjudicará al proponente que
ofertó el segundo mejor precio y que cumpla con los requisitos habilitantes, de
no ser así, se continuará todas las veces necesarias hasta tener un una oferta
hábil y adjudicable.
d.
La oferta deberá encontrarse en condiciones del
mercado y satisfacer las necesidades de la Entidad. De no lograrse lo anterior,
se repetirá el proceso de selección.
e.
En caso de empate la Entidad requerirá a los
empatados a presentar nueva oferta económica.
f.
El proponente no se debe hallar incurso en alguna
de las causales de inhabilidad o incompatibilidad de las consignadas en la Ley.
g.
El proponente debe haber obtenido previamente este
pliego de condiciones y especificaciones directamente de la Secretaría o
Rectoría de la Institución.
h.
El proponente debe cumplir con la presentación de
la certificación de Aceptación de la
garantía de seriedad de la propuesta.
i.
Se presentar la totalidad de los precios unitarios
de los productos ofrecidos.
j.
Cuando al corroborar la información suministrada
por el proponente, se presente falsedad en algún documento de la propuesta.
Además se trasladará a la autoridad competente.
CAUSALES PARA DECLARARSE
DESIERTA
- Cuando ninguna
de las propuestas se ajustare a las especificaciones.
- Cuando se
descubran acuerdos o maniobras perjudiciales para la administración por
parte de los proponentes.
DISCREPANCIA DE PRECIOS
En caso de discrepancia entre el valor de la
propuesta y la suma con base en los precios unitarios, la Escuela Normal
Superior, hará las correcciones de acuerdo con lo establecido en el numeral
sobre corrección de las propuestas y el valor corregido será base para la
evaluación y contratación.
CORRECCION
DE LAS PROPUESTAS
Para el análisis y selección de las
propuestas se harán las correcciones aritméticas, en las cuales se considerará
el resultado exacto de la multiplicación de las cantidades indicadas en el
formulario de la propuesta por el precio unitario, en pesos colombianos, de
cada item específico requerido.
Las propuestas que presenten errores se
corregirán con base en las siguientes pautas:
-
En caso de discrepancia en la propuesta entre los
precios unitarios y los totales, regirán los precios unitarios.
-
Si se encuentra error en la suma de los valores
parciales para obtener el valor total de la propuesta, este se corregirá y el
valor corregido se tendrá como válido
ADJUDICACIÓN
EVALUACION
DE LAS PROPUESTAS Y CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN
El Consejo Directivo o sus delegados,
como equipo evaluador de las propuestas,
se ajustarán a los siguientes parámetros:
Análisis
legal:
Se hará la revisión de los documentos
aportados por los proponentes de acuerdo con lo requerido en los pliegos de
condiciones y en las disposiciones legales vigentes.
Análisis
técnico económico:
Para la calificación de las propuestas se
evaluará los siguientes factores:
- Se descalificarán para efectos de
evaluación y adjudicación la propuesta de cuyo valor este fuera de los términos
de razonabilidad económica posible de pagar, contemplados por el Consejo
Directivo.
- Los
factores a calificar son los siguientes:
FACTORES
|
PUNTAJE MAXIMO
|
Cuota mensual como contraprestación
económica
|
30 puntos
|
Promedio según lista de precios
|
20 puntos
|
Valor nutricional según lista de productos
|
20 puntos
|
Propuesta de vinculación académica, social
o de inversión
|
20 puntos
|
Certificación de trabajos similares
|
10 puntos
|
TOTAL
|
100 PUNTOS
|
Descripción de los factores a calificar:
-
Cuota mensual como contraprestación económica:
El proponente que
ofrezca el precio más alto, como contraprestación económica mensual, dentro de los términos de razonabilidad
determinados por el consejo directivo, tendrá el máximo puntaje y a las demás
ofertas se les calificará con un puntaje proporcionalmente inferior de acuerdo
con la siguiente expresión:
P(I)= V(I) X 30
V
Donde: P(I):
Puntaje de propuesta analizada
V: Valor de la propuesta que obtuvo mayor
puntaje / V(I): Valor sugerido en la propuesta analizada.
Las
propuestas que no se encuentren en el intervalo de valor y razonabilidad
definido por el Consejo Directivo, serán calificadas con el menor puntaje
obtenido por uno de los proponentes.
En
todo caso la Institución se reserva el derecho de rechazar propuestas que
presenten precios que no estén acorde con la realidad del mercado en el monto
de la presentación de la propuesta, en cuyo caso, no se continuará con el
proceso de evaluación.
-
Promedio según
lista de productos y precios :
Para
calificar este factor, el establecimiento educativo sumará valores de lista de precios y sacará promedio dividiendo
por el número de productos. al promedio más favorable a la comunidad educativa
( el más bajo ) se asignara el mayor puntaje, a las demás propuestas se le
asigna puntaje proporcionalmente inferior, empleando la siguiente fórmula:
P(I)= V X 20
V (I)
Donde:
P(I): Puntaje de propuesta analizada
V: promedio de la propuesta que obtuvo
mayor puntaje
V(I): promedio de la propuesta
analizada.
-
Valor nutricional de cada propuesta. Para efectos
de calificación y asignación de puntaje en este item, la
Unidad de Bienestar Institucional de uno a veinte calificarán
cada propuesta asignando el mayor puntaje a la que a juicio del comité,
presente la mejor alternativa alimenticia. La Unidad entregará un acta con el respectivo
análisis y calificación de propuestas.
-
Propuesta de vinculación académica, social o de
inversión:
De
acuerdo al plan y frentes de inversión institucional para la siguiente
vigencia, se asignará el mayor puntaje (20) a la propuesta que coincida o se
aproxime en este sentido al cometido del ente educativo. A las demás propuestas
y conforme a lo sugerido individualmente, se les asignará puntaje
proporcionalmente inferior.
-
Certificación de trabajos similares. (vigentes)
A
cada certificación que se considere válida porque se encuentra debidamente
identificada, vigente y con criterios de confrontación, se le asignarán 2
puntos. El máximo puntaje en este factor será de 10.
ADJUDICACION
DEL CONTRATO
El Estatuto General de Contratación de la Administración Pública,
Ley 80/93, en lo pertinente con sus decretos reglamentarios y las demás normas
vigentes sobre la materia, hacen parte integrante para todos los efectos
legales, del pliego de condiciones y del contrato que se celebra con el
invitado al que se adjudique esta
contratación. Hecha la adjudicación, el
proponente favorecido deberá adjuntar todos los documentos de rigor para
suscribir el respectivo contrato dentro de los dos (02) días siguientes a la
fecha de notificación oficial de la adjudicación del contrato. Si el
adjudicatario no suscribe el contrato dentro del término señalado, deberá
cancelar una cuantía equivalente al diez por ciento (10%) de la sumatoria anual
de pagos del valor total de la oferta y por el tiempo total del contrato, en calidad de sanción como la garantía
constituida para responder por la seriedad de la propuesta sin menoscabo de las
acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no
cubiertos por el valor de dicha garantía.
En este evento el establecimiento educativo,
mediante acto administrativo debidamente motivado, podrá adjudicar el contrato
dentro de los dos (2) días siguientes, al proponente calificado, en segundo
lugar siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para la
Institución.
Anserma Caldas, 19 de enero de 2015
CLAUDINA
SAENZ OLIVAR
RECTORA
ESCUELA NORMAL SUPERIOR RSC
